La direction des Archives est l’un des services centraux de l’Université de Kara, créés en 2017 par arrêté ministériel n° 007/2017/MESR du 1er février 2017. Plus de deux mois après sa création, ce service a été placé sous la responsabilité de Bammoy NABE, Enseignant-chercheur, Maître de conférences en histoire contemporaine, par arrêté ministériel n° 031/2017/MESR du 14 avril 2017.
La DA a pour principale mission la gestion et la conservation du patrimoine documentaire et archivistique de l’Université pour une bonne gouvernance administrative et pour l’histoire de l’institution.
L’arrêté ministériel n° 007/2017/MESR du 1er février 2017 créant la Direction des Archives a défini ses attributions essentielles et ses missions institutionnelles en son article 2:
– collecter, traiter, conserver le patrimoine documentaire de l’université et en assurer la diffusion et l’exploitation ;
– définir un plan de gestion des archives des différentes structures pédagogiques, académiques et administratives de l’université ;
– mettre en place un environnement numérique de travail pour l’archivage, la conservation et l’exploitation des documents archivés ;
– promouvoir la formation continue de ses agents aux fins de renforcement de leurs capacités.
M. Bammoy NABE
Directeur des Archives
Maître de conférences en histoire contemporaine
Activités et Missions
Conformément à l’arrêté no 055/UK/P/VP/SG/18, du 26 novembre 2018 portant organisation et fonctionnement de la direction des archives, celle-ci est structurée en trois divisions, chacune d’elles étant subdivisée en sections à savoir : la Division Traitement des Archives (DTA); la Division Conservation et Diffusion des Archives (DCDA) et la Division Numérisation des Archives (DNA).
Division Traitement des Archives (DTA)
Elle est chargée :
- de l’organisation de la collecte des archives administratives, financières, pédagogiques, académiques et scientifiques ;
- de la gestion de la procédure des archives ;
- du tri et de l’élimination des archives ;
- du classement et de la cotation des archives ;
- de la mise en place des instruments de recherche.
Elle comprend trois sections :
-la section Archives administratives ;
-la section Archives pédagogiques, académiques, et scientifiques ;
-la section Archives financières et comptables
Le chef de cette division est: Mlle BALLE Magnim Médikizi
Division Numérisation des Archives (DNA)
Elle est chargée:
- du contrôle de la gestion de la numérisation et de l’indexation,
- de l’assurance de l’exigence technique de la numérisation,
- du contrôle du processus de transfert et de stockage des données,
- du contrôle de la qualité des documents numérisés,
- du respect de la bonne pratique de la numérisation,
- de la collecte, l’organisation, le traitement et la conservation des archives iconographiques, sonores et audio-visuelles,
- de la contribution à la mise en place de l’archivage électronique dans les services et à la direction.
Cette division comprend deux sous entités qui sont :
– la section numérisation et saisie des données ;
-la section archives iconographiques, sonores et audio-visuelles.
La DA dispose également d’une cellule d’Assurance Qualité Interne (AQI), animée par M. ARABA Alandjo.
Division Conservation et Diffusion des Archives (DCDA)
Elle s’occupe:
- de la conservation du tri des archives statiques, de toutes les archives traitées par la division compétente (DTA),
- de la gestion et du contrôle de l’intégrité physique des documents conservés,
- de l’accessibilité des archives,
- de l’autorisation à emprunter des archives,
- de la communication et la diffusion des documents.
Elle compte deux sections :
-la section conservation des archives ;
-la section diffusion et restauration des archives.
STRUCTURES PARTENAIRES/COOPÉRATION TECHNIQUE
Pour une meilleure gestion et conservation des archives de l’Université de Kara la Direction des Archives a établi des partenariats avec certaines structures notamment :
- l’AGR (Africa Global Recycling), une entreprise qui recycle et trie les déchets, puis les revend en Asie et en Europe. Fondée en 2013, elle a permis de diminuer de moitié le déversement de déchets dans la capitale, Lomé. C’est dans cette optique qu’elle a été privilégiée comme partenaire par la Direction des Archives pour enlèvement et recyclage des documents archives et anciennes copies d’examen ;
- la société internationale d’archivage AGS RECORDS MANAGEMENTS Togo, sise dans la zone portuaire à Lomé, dans le cadre de la fourniture des conseils et assistance technique ainsi que dans le cadre de la formation continue de son personnel.
En vue du réseautage professionnel, la direction des archives de l’Université de Kara a adhéré à l’Association Togolaise des Bibliothécaires, Archivistes et Documentalistes (ATBAD) et est en relation professionnelle avec la bibliothèque nationale, en charge de la gestion du patrimoine documentaire et archivistique du Togo.