Créée par arrêté N° 007/2017/MESR du 1er février 2017, la Direction des Archives (DA) est placée sous la responsabilité de Bammoy NABE, Enseignant-chercheur, Maître de conférences en histoire contemporaine, nommé par Arrêté N° 031/2017/MESR du 14 avril 2017 du ministre de l’enseignement supérieur et de la recherche.
Ressources humaines
En dehors du Directeur, un personnel d’opérationnalisation de trois agents vient d’être mis à la disposition de la direction. Il est composé comme suit :
- ARABA Alandjo, secrétaire d’administration, secrétaire principal de la direction ;
- Mlle BALLE Magnim Médikizi, Secrétaire Archiviste ;
- Mlle ANONENE Akouavi, Adjoint administratif.
M. NABE Bammoy
Directeur
Maître de conférences en histoire contemporaine
Activités et Missions
La Direction des Archives a pour principales attributions de :
- collecter, traiter, conserver le patrimoine documentaire de l’Université et en assurer la diffusion et l’exploitation ;
- définir un plan de gestion adéquat des archives des différentes structures pédagogiques, académiques et administratives de l’Université ;
- mettre en place un environnement numérique de travail pour l’archivage, la conservation et l’exploitation des documents archivés ;
- promouvoir la formation continue de ses agents aux fins de renforcement de leurs capacités.
Il s’agit là d’assurer des missions devant contribuer à une meilleure gestion de l’administration universitaire en lui fournissant les ressources informationnelles nécessaires à son fonctionnement et au processus de décision en vue de la célérité dans le traitement des dossiers administratifs. En lui restituant à tout moment sa mémoire, elles la rendraient davantage plus efficace et plus efficiente. C’est dire que toutes les conditions d’une administration de développement sont réunies.
La mise à disposition d’un personnel d’opérationnalisation devra rendre fonctionnelle cette nouvelle direction centrale ; en commençant par l’exécution de son plan opérationnel pour l’année 2018.
Comme perspective, la direction est à pied d’œuvre pour l’élaboration d’une politique de gestion des archives de l’université de Kara, déterminante dans l’accomplissement de ses missions. Chaque entité administrative de notre institution est conviée à fournir aux agents de la Direction des archives les informations de base nécessaires devant servir à sa réalisation.
Mot du Directeur
Les archives, des ressources pour une bonne gouvernance universitaire et au service de l’assurance qualité
La création, depuis le 1er février 2017, d’une Direction des Archives à l’Université de Kara relève d’une vision des autorités de cette institution. Il s’agit de se doter des ressources informationnelles, à l’instar d’autres ressources comme les ressources humaines, financières et matérielles, indispensables à la bonne gouvernance universitaire et à l’assurance qualité. C’est une évidence d’affirmer que sans information, c’est-à-dire sans archives, sans personnel, sans financement ou sans local et équipement, une organisation, une administration universitaire, comme la nôtre, ne saurait être. Le fonctionnement quotidien de l’administration universitaire dépend donc naturellement de l’information et des documents qui la supportent. Ainsi, pour un meilleur usage des archives, il est impérieux de les organiser et de les gérer selon des normes professionnelles requises.
Telle est la mission dévolue à la Direction des Archives.
Les archives de l’Université de Kara peuvent être définies comme étant l’ensemble des documents produits ou constitués, quels que soient leur date et leur support, dans le cadre de ses activités et conservés pour une utilisation présente ou future. Elles renseignent sur toute la vie de cet établissement public d’enseignement supérieur. Elles sont utilisées comme sources administratives, légales et financières courantes autant que sources historiques futures. Une administration sans mémoire ne saurait être une administration de développement, de qualité. Les archives, pour ceux qui l’ignorent, sont une source de gestion, nécessaire autant au processus de prise de décision qu’aux opérations quotidiennes. Le responsable hiérarchique les consulte pour orienter ses décisions d’ordre stratégique, le commis de bureau les utilise pour l’accomplissement de ses tâches opérationnelles quotidiennes. Pour une bonne gestion administrative, il importe de disposer d’informations précises et utiles en temps réel sur la vie de l’institution en vue du traitement des dossiers administratifs. Ainsi, une bonne organisation et exploitation des documents administratifs archivés participent à une meilleure gouvernance institutionnelle par la disponibilité et la diffusion des informations importantes ; administratives, pédagogiques et académiques. Il est donc indéniable que les archives sont des outils précieux de gouvernance administrative et permettent de garder la mémoire de l’institution. Elles seules peuvent contribuer à une meilleure connaissance de celle-ci. Il en découle que les archives participent à l’assurance qualité parce qu’elles favorisent la connaissance des différentes étapes de l’évolution de l’institution et permettent de mesurer le chemin parcouru, par conséquent l’amélioration continue de sa gestion.
Ceci étant, il en résulte des défis majeurs que la Direction des archives doit relever pour donner aux ressources informationnelles toute leur place dans la gouvernance de l’Université de Kara. Ces défis sont :
- un personnel professionnel aux compétences avérées pour une gestion des archives selon les normes requises ;
- une bonne organisation des archives dans les services de production afin d’éviter la diversité des pratiques de gestion documentaire développées par un personnel laissé à lui-même en cette matière ;
- un programme de gestion des archives ;
- une numérisation sécurisée pour une meilleure exploitation administrative des archives ;
- un équipement adéquat de la direction pour une meilleure protection et conservation des archives ;
- une adhésion aux associations professionnelles pour une formation continue du personnel.
Relever ces défis est notre ambition à la tête de cette direction. Puisse notre formation d’historien nous aider dans ce service à la communauté universitaire de Kara. Nous nous y attèlerons.
Le Directeur,
Bammoy NABE
Maître de conférences